Электронная подпись для бухгалтера

Стандартная практика, распространенная среди юридических лиц – оформление только одной электронной подписи. Обычно она создается на руководителя. Внутри компании это приводит к сложностям – чтобы что-то подписать, другие ответственные лица также должны пользоваться такой ЭП.

Специалисты в области права обычно предостерегают от использования такого подхода. Есть несколько центральных рисков:

• Электронная подпись может потеряться из-за частой передачи из рук в руки.

• Процесс подписания документов затягивается.

• В случае допущения ошибки, будет сложно определить, кто именно в ней виноват.

• На директора перекладывается слишком большая ответственность.

Оптимальное решение – оформление сертификата электронной подписи не только на руководителя, но и хотя бы на главного бухгалтера. В таком случае можно будет значительно уменьшить риски, а также определить, были ли допущены какие-либо ошибки со стороны главбуха.

Электронная подпись для бухгалтера: юридический аспект

В первую очередь, стоит разобраться с тем, что такое электронная подпись (ЭП) для бухгалтера. С юридической точки зрения – это полный цифровой аналог обычной подписи, которую ставит физическое лицо. Она необходима для дистанционного заверения документов, присутствующих в системе электронного документооборота.

Для каждой ЭП определены границы, в которых ее можно использовать, в зависимости от должности человека. Обычно это прописывается в должностных функциях. Также возможен вариант, при котором главбуху передается и часть других функций по заверению документов. Это оформляется официальной доверенностью.

С юридической точки зрения во многих организациях укрепилось распространенное заблуждение о том, что получение ЭП в рамках изданного приказа делает бухгалтера уполномоченным лицом. Но здесь ясность вносится в № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он указывает, что юридически передача подписи невозможна. Это значит, что использовать подпись руководителя бухгалтером неправомерно, вне зависимости от того, на основании чего было принято такое решение.

Подведем промежуточный итог:

• Всегда когда какой-либо специалист использует электронную подпись руководителя, считается, что документ был подписан руководящим лицом. Даже в случае каких-либо ошибок или нарушений, факта передачи ЭП по определенному внутреннему распоряжению, доказать что в этом вина бухгалтера будет невозможно. Всю ответственность несет именно владелец подписи.

• Бухгалтеру нужно использовать именно свою ЭП. В таком случае ответственность за подписание документа ложится именно на него.

• В организации не должно существовать практики передачи ЭП третьим лицам. Это запрещено даже в случае использования специальных документов.

Где бухгалтер может использовать электронную подпись

Мы установили, что бухгалтеру компании нужна собственная ЭП. Но для чего оформлять такой сертификат и где его можно будет использовать? Ответ – это средство применяется для заверения большого спектра документов в рамках бухгалтерского или налогового учета.

При помощи электронной подписи для бухгалтера можно заверить следующие виды документов:

• Первичная документация, используемая в бухгалтерии организации.

• Вся налоговая отчетность, если взаимодействие с контролирующими органами ведется через систему электронного документооборота.

• Документы, поступающие от контрагентов по договорам.

• Электронные бумаги из банков, а также вся документация по коммерческим тендерам, государственным закупкам, заключенным в этой сфере контрактам.

Также заверяется вся документация, для которой нужно подтверждение бухгалтера во внутреннем документообороте компании. При помощи ЭП можно наладить официальную переписку по вопросам хозяйственной деятельности, налогового и бухгалтерского учета с муниципальными, государственными ведомствами, должностными лицами.

Все документы, поступающие от имени бухгалтера, нужно подписывать именно его электронной подписью. В такой ситуации руководителю нужно думать, имеет ли смысл передавать задачи на подписание документов именно бухгалтеру. По закону нет никаких препятствий чтобы в малом и среднем бизнесе учет велся именно руководством.

Создавать сертификат электронной подписи для бухгалтера нужно в том случае, если  вы полностью уверены в сотруднике. Осторожнее стоит быть, когда вместо штатной единицы решением таких вопросов занимается профильная аутсорсинговая компания.

Список документов, которые могут быть заверены с использованием такой ЭП, действительно обширен. При этом к нему стоит прибавить и право внесения второй подписи на бумаги компании, имеющие значительную юридическую силу.

Для передачи права второй подписи, в компании издается соответствующий приказ. До недавнего прошлого существовали специальные законные требования, по которым нужно было разграничивать понятия первой и второй подписи. Теперь такой необходимости нет, но в организации это по-прежнему могут сделать по собственному желанию, либо когда подобное условие было поставлено со стороны третьих лиц.

Как оформляется ЭП для бухгалтера

Чтобы штатный специалист мог работать с отчетностью и заверять его, потребуется оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Это универсальный вариант, который может использовать для разных документов компании в рамках системы электронного документооборота.

Есть несколько вариантов оформления КЭП:

• При заказе комплексного продукта, который также включает в себя услуги оператора ЭДО.

• Дополнительное оформление сертификата, когда все договоры с ЭДО уже были заключены.

В большинстве удостоверяющих центров есть услуга, по которой сертификат ЭП можно получить в случае, когда бухгалтер не планирует использовать подпись для заверения отчетности.

Удобнее сразу получить именно КЭП. Для этого можно обращаться только в те удостоверяющие центры, которые официально получили аккредитацию от Минкомсвязи. При получении КЭП вы получите доступ к заверению намного большего количества документов, и бухгалтеру станет значительно удобнее работать.

Также стоит учитывать и новые требования законодательства, вступление которых в силу определено до 1 января 2022 года. Есть несколько важных особенностей:

• До 2022 года КЭП можно оформить в аккредитованном центре. После этого, нужно будет обращаться либо в удостоверяющий центр с аккредитацией напрямую, либо к доверенным лицам такого УЦ.

• Для самого бухгалтера при оформлении КЭП пока не запланировано изменение требований.

Мы также рекомендуем обратить внимание и на некоторые удобные новшества в законах, которые вступили в силу сравнительно недавно. Так сегодня можно использовать сертификаты юр. лица, в которых не указано определенное физическое лицо, в том числе, руководитель.

Вне зависимости от того, в каких целях вы будете применять электронную подпись и какой именно вариант вам потребуется, важно учитывать все юридические особенности использования такого вида подписи. Также важное требование заключается в необходимости соблюдения юридических формальностей при оформлении.

Оформите ЭП для бухгалтера быстро и удобно

Наша компания выступает в качестве представителя самого крупного в Российской Федерации удостоверяющего центра ЗАО «Калуга Астрал». Мы обеспечим быстрое оформление электронной подписи под нужды вашего бизнеса.

Среди основных преимуществ нашей компании:

• Техподдержка работает без выходных и круглосуточно. Отвечаем на вопросы как по электронной почте, так и по телефону.

• Большой опыт работы. Мы на рынке с 2006 года, получили более двух десятков наград. Принято участие в 40 тысячах проектов, налажено сотрудничество с более чем 70 официальными партнерами.

• Услугами организации пользуется более 10 тысяч компаний как в Рязани, так и по области.

Оставьте заявку на сайте. Мы ответим на интересующие вопросы, предоставим развернутую консультацию, быстро оформим ЭП.